Cuenta regresiva: A partir del 2025, la UNViMe implementará el expediente digital de manera oficial

Respecto a este tema Muñoz comentó que, desde la asunción de la actual gestión, uno de los objetivos principales fue comenzar a trabajar en pos de la puesta en marcha de este nuevo sistema y recordó que ha sido uno de los ejes en la plataforma de campaña del Dr. Sosa.

“Queremos rapidez, celeridad y empatía, desburocratización, despapelización y simplificación de los trámites: menos tiempo, menos papel, más humanidad”, había pronunciado el Rector en ocasión de asumir su cargo. En este orden, anticipó el proyecto de certificar “calidad de los procesos y la implementación del sistema digital de expedientes”. “Una universidad eficiente necesita el expediente digital: San Luis es ejemplo en esto”, enfatizó el Dr. Sosa en la oportunidad.

Es así que en el marco de las acciones que comenzaron a llevarse adelante a partir de ese objetivo, desde la Secretaría de Innovación y Articulación Tecnológica comentaron que la confección del expediente digital, uno de los objetivos principales de la agenda de trabajo, fue atravesando diferentes etapas a la par de un análisis pormenorizado según las necesidades y particularidades de nuestra Universidad.

De esta manera y a partir de diferentes opciones disponibles, el secretario Matías Muñoz informó que se ha optado por SUDOCU, que es un sistema de gestión integral de documentos y trámites; propio del ecosistema SIU y también promovido desde el Consejo Interuniversitario Nacional (CIN). Detalló que, a partir de esa primera definición, trabajaron en la configuración de las funciones de esta herramienta que, en la actualidad, por pertinencia y usabilidad, son útiles para la puesta en marcha del expediente digital en la UNViMe.

En este contexto, días atrás y desde la mencionada secretaría, mantuvieron un encuentro con tres áreas consideradas fundamentales en el manejo de los expedientes y son: Mesa de entradas (donde se recibe o archiva la actuación o expediente), Asesoría Legal y Técnica (área que proporciona no sólo todo el marco legal respecto de la utilización del expediente sino también la incorporación de la firma digital que supone la puesta en marcha de este sistema), y Despacho (que da forma a todo el proceso administrativo con el fin de obtener un acto resolutivo para ser posteriormente notificado).

Muñoz comentó que en aquel encuentro se delinearon algunos patrones en común, y acordaron nuevas instancias para seguir trabajando en este sentido. En la ocasión, hizo extensiva la invitación a otras áreas y confirmó que habrá próximas reuniones con todas las áreas para que empiecen a probar este sistema. “Este es el tiempo para cometer errores, manipular y conocer lo que ofrece esta herramienta”, enfatizó el Secretario, quien aclaró que todo este ecosistema estará contenido dentro de una DEMO vigente durante lo que resta de este año 2024.

Vale destacar que estas tres áreas mencionadas anteriormente ya están operando este sistema de expediente digital (ya se generaron los usuarios correspondientes y tuvieron la primera capacitación). Actualmente, están definiendo nomenclaturas y pasos a seguir para el envío y recepción de los expedientes. Desde Innovación y Articulación Tecnológica adelantaron que habrá nuevos conceptos a tener en cuenta: documentos, trámites y expedientes. Estos términos serán los que tendrán contenidas todas las actuaciones que sucedan dentro del ámbito administrativo de la UNViMe.

Finalmente, el Lic. Matías Muñoz confirmó que en función de las acciones y objetivos planteados, en 2025 no se usará más papel, siguiendo así aquel lema del Rector Marcelo Sosa “Menos tiempo, menos papel” y ratificando el hecho que la modernización de la Universidad es uno de los principales objetivos de la gestión, destinado a lograr cada vez una mayor transparencia y eficiencia en los procesos de la institución, y el consecuente ahorro económico en gasto de papel y la reducción del impacto al medio ambiente.